Centrální spisovna SUZ MV sídlí v pražské Uhříněvsi

Nedílnou součástí organizačního odboru SUZ MV je spisovna, respektive centrální spisovna, které se někdy neodborně říká archiv. Centrální spisovna je umístěna v pražské Uhříněvsi. Ve stejné budově má spisovnu například také OAMP.

Co se děje s dokumenty po jejich uzavření a předání do spisovny?

Uložením končí aktivní část životního cyklu dokumentu. Místo, kde se vyřízené dokumenty a spisy ukládají, se nazývá spisovna. Spisovna slouží nejen k ukládání, ale i k vyhledávání a předkládání dokumentů pro potřebu původce (v našem případě SUZ MV) a k provádění skartačního řízení.

Před předáním do spisovny je nutné zkontrolovat každý vyřízený dokument i uzavřený spis. Kontrolu provádí předávající pracovník, jemuž je tato povinnost uložena spisovým řádem a vlastní předání spisovny provádí prokazatelným způsobem.

Ve spisovně jsou dokumenty a spisy uloženy po dobu běhu skartační lhůty. Postupy a podmínky nahlížení do uložených dokumentů nebo jejich vypůjčování jsou uvedeny ve spisovém řádu. Spisovna vede evidenci o nahlížení a případném zapůjčování dokumentů a spisů. V případě dokumentů a spisů evidovaných v eSSL je tato evidence součástí systému.

Jak musejí být dokumenty uchovávány?

Místo, v níž je umístěna spisovna, musí splňovat tyto podmínky:

• prostory pro ukládání dokumentů nesmí být ohroženy povodněmi,
• musí pro ni být zpracována požární dokumentace a musí být vybavena ručními hasicími přístroji; v prostorách pro ukládání dokumentů musí být umístěny pouze práškové hasicí přístroje,
• prostory pro ukládání dokumentů musí být zabezpečeny proti škodlivému působení přírodních vlivů a jevů vyvolaných činností člověka, a to zejména proti průniku vody, páry, dešťové a splaškové kanalizace, nebezpečných chemických a biologických látek nebo působení fyzikálních jevů a proti nadměrné prašnosti, které by mohly vést k poškození nebo zničení dokumentů,
• prostory pro ukládání dokumentů musí být vybaveny regály pro ukládání dokumentů,
• prostory pro ukládání dokumentů musí být zajištěny proti vstupu nepovolené osoby,
• v prostorách pro uložení papírových dokumentů se musí udržovat hodnota teploty 14 – 18 °C a relativní vlhkost vzduchu 30 – 50 %.

Skartační řízení – co to je a jak probíhá?

Uložené dokumenty, kterým uplynula skartační lhůta a které jsou již nepotřebné pro činnost SUZ MV, se vyřazují ve skartačním řízení. Výběr archiválií ve skartačním řízení provádí Národní archiv ČR (NA ČR). Za řádné provedení skartačního řízení odpovídá SUZ MV, která je povinna umožnit příslušnému archivu dohled na provádění skartačního řízení a výběr archiválií ve skartačním řízení.

Skartační řízení dokumentů v listinné i digitální podobě se provádí na základě skartačního návrhu, který je zaslán příslušnému archivu. Po předložení skartačního návrhu na vyřazení dokumentů, provede zaměstnanec NA ČR odbornou archivní prohlídku, posoudí předkládané dokumenty, spisy a rozhodne, zda je vše správně zařazeno a vystaví protokol o skartačním řízení. Následně dohodne s pracovníky spisovny datum a způsob předání archiválií k uložení do archivu. O předání archiválií do archivu vyhotoví archivář NA ČR úřední záznam.

Skartační řízení se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty dokumentů, z čehož vyplývá, že SUZ MV má skartační řízení provádět každý rok, nejméně však jednou za tři roky.

SUZ MV disponuje v každém ze svých zařízení vlastní spisovnou, ve které jsou v průběhu kalendářního roku ukládány vyřízené dokumenty a uzavřené spisy, již nepotřebné pro její činnost. Na začátku roku následujícího jsou všechny tyto dokumenty a spisy předávány do centrální spisovny v Uhříněvsi ke kontrole, přejímce a uložení po dobu skartační lhůty.

Stovky běžných metrů dokumentů? I to je realita.

V centrální spisovně je v archivních krabicích aktuálně uloženo 800 bm (běžných metrů) dokumentů a spisů. Z toho je v současné době připraveno 70 bm pro dvě analogové skartační řízení z let 2017 a 2018. A 70 bm je ve fázi přípravy elektronického skartačního řízení z eSSL z let 2014 – 2019.

Součástí centrální spisovny je odloučené pracoviště správního archivu v Kamýku nad Vltavou, kde je uloženo 530 bm osobních spisů klientů, z toho je v současné době připraveno 300 bm pro analogové skartační řízení z let 1999 – 2009.

Jak to v centrální spisovně SUZ MV vypadá se můžete podívat v galerii níže.